商談のやり方と進め方！事前準備から合意までの6手順
この記事の要点
- 商談は準備・冒頭・ヒアリング・提案・合意・振り返りの6段階で進める
- 全体の35%から40%程度の時間をヒアリングに充てて課題を特定する
- 次回の商談日時や宿題事項をその場で確定させてから商談を終える
商談の基本的なやり方は、「事前準備」「冒頭（アイスブレイク・アジェンダ共有）」「ヒアリング」「提案」「クロージング」「振り返り」の6つの手順を順番に進めることです。商談時間の半分以上を提案の説明に費やすのではなく、相手の現状や課題を聞き出すヒアリングに最も時間を割く進め方が基本となります。
この記事は、BtoB営業で次の商談をどう進行すべきか迷っている営業担当者や、部下の商談手順を標準化したい営業マネージャー向けに、具体的なトーク例や時間配分を整理した実践ノートです。
商談の全体像と6つの基本ステップ
商談を成功に導くには、行き当たりばったりで話すのではなく、明確なプロセスを踏む必要があります。標準的な60分の商談における時間配分と手順は次の通りです。
商談全体の流れは、以下の6段階で進みます。
- 事前準備（商談前）
- 冒頭の挨拶・アジェンダ提示（約5分）
- ヒアリング（約20〜25分）
- 自社ソリューションの提案（約15〜20分）
- クロージング・次回アクションの確定（約10分）
- 振り返りと議事録送付（商談直後）
商談の成否は、提案書を読み上げる時間ではなく、相手の課題や意思決定の基準をどれだけ具体的に把握できたかで分かれます。
ステップ1：事前準備（仮説構築と持ち物確認）
商談のやり方で最も差がつく場面が、面談前の事前準備です。
まずは相手企業の企業サイト、IR情報、直近のプレスリリースを確認します。事業内容や組織体制を調べたうえで、「どのような業務課題を抱えていそうか」という仮説を最低でも2〜3個立てておきます。
さらに、商談のゴールを事前に設定します。初回の商談であれば、「次回に現場担当者を含めた詳細な要件定義の場を設定すること」や「既存システムの刷新時期を確認すること」など、現実的な目標を決めます。
業務改善やITツールの導入支援を行う商談であれば、国の支援施策について基礎的な知識を持っておくと提案の幅が広がります。公的な補助制度や支援策については、中小企業庁の公式案内で公募要項や対象要件を事前に確認しておくことが大切です。
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商談が始まったら、最初の5分程度でその場の目的と進め方をすり合わせます。
名刺交換や軽い挨拶を済ませたら、すぐに自社製品の説明に入ってはいけません。本日の商談に使える時間とアジェンダを提示し、相手の承諾を得ます。
そのまま使える言い回しの例として、次のように伝えると進行がスムーズになります。
「本日は貴重なお時間をいただきありがとうございます。予定通り15時までの45分間でお時間をいただいてもよろしいでしょうか。本日はまず御社の現状や課題感を20分ほどお伺いし、その内容に合わせて弊社でお役立てできそうな部分を15分ほどご紹介いたします。最後に質疑応答と今後の進め方をご相談できればと考えておりますが、この進め方で問題ございませんでしょうか」
このように全体の時間配分を宣言することで、相手は「一方的な売り込みを延々と聞かされるのではないか」という警戒心を解くことができます。
オンライン商談などで音声を録音・録画する場合は、必ず相手の同意を事前に取ることが不可欠です。「後ほど正確な議事録を作成し共有するため、録音（録画）をさせていただいてもよろしいでしょうか」と確認を取り、許可を得てから開始してください。
ステップ3：ヒアリング（課題と検討状況の特定）
ヒアリングは商談の中で最も重要な場面です。全体の時間の35％〜40％程度をこのパートに割り当てます。
相手の現状を整理する際は、以下の項目を順序立てて質問していきます。
- 現在の業務手順と利用しているツール
- 現行のやり方でボトルネックになっている点
- その課題を放置した場合に生じるリスクや損失
- 導入を検討する時期や予算の確保状況
- 決裁までの流れと関与する人物
質問を重ねる際は、尋問のような口調にならないよう配慮します。そのまま使える言い回しの例として、次のような表現が有効です。
「差し支えなければ、現在その業務を担当されている人数とおおよその作業時間をお聞きしてもよいですか」
「他社様ではこの工程で手戻りが発生しやすいとお聞きすることが多いのですが、御社ではいかがでしょうか」
相手が回答した内容はオウム返しで要約し、「つまり、月末の集計作業に毎月20時間ほど取られている点が最も解決したい課題ということですね」と認識を一致させます。
ステップ4：提案（課題解決に絞った提示）
提案フェーズでは、会社案内や製品の全機能を網羅して説明する必要はありません。ステップ3で聞き出した「相手の課題」に直結する機能や事例だけを絞り込んで提示します。
説明の流れは、以下の手順を意識します。
- 先ほど確認した課題の再確認
- その課題を解決する具体的な機能やアプローチ
- 類似する業種や規模での導入事例
- 導入までのスケジュール感と費用の概算
費用を提示する際は、導入規模やオプションによって価格が変動することを前置きしたうえで、一般的な導入費用の幅（例：初期費用10万円〜30万円、月額5万円〜8万円程度など、会社や利用規模によって幅がある旨）を提示します。
ステップ5：クロージング（懸念の解消と合意形成）
商談の終盤10分間は、商談内容に対する相手の所感を確認し、次の具体的な行動を決定するクロージングの場面です。
まずは感想を尋ねるのではなく、導入に向けた懸念点がないかを率直に確認します。
「本日ご紹介した内容について、御社の運用に合わない点や、懸念されている部分はございますでしょうか」と質問します。懸念が提示された場合は、その場ですぐに言い訳をせず、「どのような点にリスクを感じていらっしゃいますか」と丁寧に深掘りします。
懸念点が出尽くした段階で、次回の具体的な予定を確定させます。「検討します」という言葉で終わらせず、次のような言い回しで合意を取り付けます。
「それでは、本日お伺いした条件をもとに、御社向けの概算見積書と体制案を作成いたします。来週の木曜日か金曜日に、社内検討の状況をお伺いする場として30分ほどお時間をいただけないでしょうか」
商談の場で次回の日時まで確定させることが、案件を停滞させないための鉄則です。
ステップ6：振り返りと議事録送付（次回への引き継ぎ）
商談が終了した後は、当日中または翌営業日の午前中までに議事録とお礼のメールを送付します。
議事録には、以下の項目を簡潔にまとめます。
- 商談で合意した決定事項
- 相手企業が抱えている主要な課題
- 次回までの両者の宿題事項（ToDo）と担当者、期日
営業担当者自身も、「今回のヒアリングで聞き出せなかった情報は何か」「相手の反応が鈍かった提案部分はどこか」を自己評価し、次回のアプローチに向けた改善点を営業管理ツール等に記録しておきます。
商談でよくある3つの失敗例と対策
商談が前に進まない場合、進行のやり方に共通する失敗が見られます。
1. 冒頭から自社製品の説明を始めてしまう
相手の課題を聞かないまま、用意した会社案内資料を1ページ目から順番に説明してしまうケースがあります。相手は「自分たちに関係のない説明が続いている」と感じ、集中力を失ってしまいます。対策として、商談開始から10分間は提案書を開かず、相手の現状を聞くことに徹してください。
2. 次回のアクションを曖昧なまま終わらせる
「社内で検討してまた連絡します」と言われ、「承知いたしました。ご連絡をお待ちしております」と返してしまうケースです。検討の期日や連絡方法が決まっていない商談は、そのまま失注や自然消滅につながりやすくなります。「ご検討いただくにあたり、来週水曜日に進捗確認のお電話を差し上げてもよろしいでしょうか」と、こちらから期限を切るアプローチが必要です。
3. 決裁権の有無や承認プロセスを確認していない
商談相手が提案に大いに共感してくれたものの、その後の社内稟議で否決されてしまうケースがあります。担当者だけで話を進めず、ヒアリングの段階で「最終的に導入を決定されるまでに、どのような会議体や承認手続きが必要でしょうか」と、稟議のルートを確かめておく必要があります。
商談は、正しい手順と準備を整えて臨むことで、無駄なすれ違いを防ぎ、案件を着実に前進させることができます。次の商談では、まずヒアリングの時間配分と次回の約束を取り付けるトークから見直してみてください。
よくある質問
- Q. 商談の時間は何分くらいが適切ですか？
- A. 新規の初回商談では45分から60分程度が一般的です。内訳は冒頭5分、ヒアリング20〜25分、提案15〜20分、クロージング10分を目安に配分すると進行がスムーズになります。
- Q. ヒアリングで相手がなかなか話してくれない時はどうすればよいですか？
- A. いきなり質問を投げかけるのではなく、「同業他社では〇〇といった課題をよく伺いますが、御社ではいかがですか」と仮説や一般的な傾向を先に提示すると、相手が状況を話しやすくなります。
- Q. 商談の議事録はいつまでに送るべきですか？
- A. 商談終了の当日中、遅くとも翌営業日の午前中までに送付するのが適切です。決定事項と次回までの宿題（担当者と期日）を簡潔にまとめて共有します。